【業務効率化】Excel関数、必要最低限6選

エクセルは非常に便利なため、現在巷でも問題になっている業務効率の改善に役立つと思います。
今回は以下のような若干意識高そうな社会人の家計簿表を作成してみます。

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■SUM関数:合計を出したいときに活用

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これはシンプルで、最も活用機会のある関数です。

合計したい範囲を指定すると、合計してくれます。

※その他の合計範囲にもコピーします。

■SUMIF関数:条件にあてはめて合計できる

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SUMIFを使うと、カテゴリが収入になっている部分のみを対象に合算できます。

範囲には合計の対象になる条件と数値部分を指定するため、10月の総収入を算出する際には

①カテゴリの列と各金額の範囲(A3からH13まで)を設定。

②検索条件に今回の合計対象の「収入」(A3)部分を設定。

③合計範囲には10月の総収入を合計したいので、「10月」の列(C3からC13)を設定。

そうすると、10月総収入の合計金額650,000円が算出できます。

※その他の範囲も同様に入力します。

コピーする際には絶対参照に気を付けてください。こちらは別途説明します。
■IF関数:条件に合っているかどうかで指定した値を反映できる

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自己評価で150,000円以上残額があった月に◯、下回った月に×を記入したい場合。

①IF関数の論理式部分に残額の「C16>150000」を設定。

②それが真の場合(正しい場合)に”〇”を、偽の場合(当てはまらない場合)に”×”を設定。

※文字を設定する際には「”」で文字を挟む必要があります。

 

それぞれを記載すると以下のような表が完成します。35

■AVERAGE関数:平均値が出せる

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表に平均の列を追加した場合、SUMと同じように平均にしたい範囲を指定するだけで、平均値を算出できます。

 

■COUNTIF関数:検索条件にあてはまるセルの個数を算出できる

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自己評価の〇と×の個数を数えたいときに、

①COUNTIFで範囲を10月から3月の自己評価(C17からH17)を指定。

②検索条件に◯(L3)を指定。

すると算出可能です。

■VLOOKUP関数:指定した検索対象の行のなかで、指定した列番号の値を出せる

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趣向品(交際費と洋服代)の合計金額を出したい際に、

①VLOOKUPで検索値には検索対象の交際費(L7)を指定。

②範囲を交際費が含まれる列(B列)から開始して、合計のI列まで対象に設定(B3からI13)。

③列番号には選択範囲の一番左にある列から数えて引っ張りたい数値の列までの番号を記載。

※今回は、B列からI列までの8列目が列番号になります。

検索方法は基本的に何も考えずに、0を入力して問題ございません。

 

※補足39

列番号は「範囲」を指定している際に行・列の数が表示される(11R×8C)ため、

そこで数えると列番号を数える必要がなくなります。

(Rが行、Cが列を示しています)

 

 

今回はエクセル関数を最低限まとめましたが、エクセルの機能として、ピボットテーブルや重複の削除、区切り位置など、様々なものがあります。

業務の内容に応じてエクセル機能を学んでいくと業務効率化が図れると思います。

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おおたたけし

おおたたけし

趣味は昼寝。好きな色は青め。好きな飲み物は水。